Sie dient nicht in erster Linie der Vorbereitung einer Kündigung, vielmehr soll der Arbeitnehmer geläutert werden und die Möglichkeit erhalten, sein Verhalten abzuändern. Die Abmahnung ist zugleich auch Wirksamkeitsvoraussetzung für eine verhaltensbedingte Kündigung oder verhaltensbedingte Versetzung. Fehlt eine erforderliche Abmahnung, sind diese personellen Maßnahmen unwirksam. Wer darüber hinaus regelmäßig hingenommene Vertragsverstöße verhindern will, muss klarstellen, dass solch ein Verhalten nicht geduldet wird.

Vorstufen einer Abmahnung

Ermahnungen, Verwarnungen oder Verweise sind Vorstufen einer Abmahnung. Sie enthalten - anders als die Abmahnung - keine Kündigungsandrohung und sind deshalb kündigungsrechtlich ohne Bedeutung.

Wirksamkeitsvoraussetzung einer  Mahnung

Drei Voraussetzungen sind für eine wirksame Abmahnung erforderlich:

1. Der Arbeitgeber muss das abgemahnte Verhalten möglichst genau beschreiben (Datum/Uhrzeit). Pauschale Hinweise wie „häufiges verspäten“ oder „mangelhafte Arbeitsleistung“ sind nicht geeignet, das vertragswidrige Verhalten zu bezeichnen.
2. Der Arbeitgeber muss das abgemahnte Verhalten deutlich als Vertragsverstoß rügen und den Arbeitnehmer auffordern, dieses Verhalten zukünftig zu unterlassen.
3. Der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer deutlich warnen, dass er im Wiederholungsfall mit einer Kündigung rechnen muss.

Eine Abmahnung ist formfrei möglich, d. h. sie muss nicht schriftlich ausgesprochen werden.

Eine Abmahnung muss auch nicht binnen einer bestimmten Frist (z. B. zwei Wochen) ausgesprochen werden. Ein Arbeitgeber sollte jedoch zeitnah die Pflichtverletzung rügen, um die Ernsthaftigkeit zu unterstreichen. Außerdem kann nach einem gewissen Zeitablauf des Nichtstuns seitens des Arbeitgebers eine sogenannte Verwirkung eintreten, so dass eine Abmahnung nicht mehr ausgesprochen werden kann.

Eine Abmahnung kann verhältnismäßig sein, d. h. einzelne Bagatellverstöße können nicht wirksam abgemahnt werden.

Liegen bereits Abmahnungen wegen derselben Pflichtverletzung vor, muss der Arbeitgeber eine Steigerungin der Warnfunktion vornehmen und beispielsweise den Arbeitnehmer darauf hinweisen, dass es nunmehr tatsächlich die „letzte Verwarnung“ darstellt.

Abmahnungsberechtigt

Abmahnungen können von jedem Vorgesetzten, der gegenüber dem Betroffenen weisungsbefugt ist, ausgesprochen werden. Dies kann neben dem Dienstvorgesetzten auch der Fachvorgesetzte sein.

Zugang der Abmahnung

Anders als bei einer Kündigung reicht der normale Zugang einer Abmahnung nicht aus. Vielmehr muss der Abgemahnte die Möglichkeit der Kenntnisnahme und des Verstehens haben. Dies bedeutet, dass ausländischen Mitarbeitern gegebenenfalls die Abmahnung übersetzt werden muss.

Rechte eines Arbeitnehmers gegen eine Abmahnung

Der Arbeitnehmer hat zahlreiche Möglichkeiten gegen eine unberechtigte Abmahnung vorzugehen:

• Gegendarstellung
  Der Arbeitnehmer ist berechtigt, eine sogenannte Gegendarstellung zu verfassen und von dem Arbeitgeber zu verlangen, dass er diese zur Personalakte gibt.
• Beschwerde beim Betriebsrat
  Der Arbeitnehmer kann von seinem Beschwerderecht Gebrauch machen und den Betriebsrat einschalten.
• Entfernungsklage
  Der Arbeitnehmer hat die Möglichkeit, eine unberechtigte Abmahnung aus seiner Personalakte im Klageweg entfernen zu lassen. In einem solchen Verfahren muss der Arbeitgeber darlegen und beweisen, dass die Abmahnung berechtigt war.

Unterstützung des Fachanwalts für Arbeitsrecht bei Abmahnungen

Sowohl auf Arbeitgeber- als auf Arbeitnehmerseite muss genau überlegt werden, ob und inwiefern es sinnvoll ist, eine Abmahnung auszusprechen oder gegen eine Abmahnung vorzugehen. Die Bedarfslage ist festzustellen. Ist das Arbeitsverhältnis bereits unwiederbringlich zerrüttet, ist die Rolle des Fachanwaltes für Arbeitsrecht eine andere, als wenn das Arbeitsverhältnis vertrauensvoll fortgesetzt werden soll.

Auf Arbeitgeberseite ist zu überdenken, dass eine Abmahnung die Motivation eines Arbeitnehmers einschränken kann, was möglicherweise nicht gewollt ist.

Auf Arbeitnehmerseite ist oftmals zu bedenken, ob und wie das Arbeitsverhältnis vertrauensvoll fortgesetzt werden kann.

Bei der Formulierung von Abmahnung auf Arbeitgeberseite ist daher bereits die Wortwahl entscheidend, ob eine möglicherweise berechtigte Abmahnung verstanden und der Arbeitnehmer angehalten wird, der Verhalten abzuändern und trotz Abmahnung bereit ist, volle Leistung zu zeigen.

Die Gegendarstellung eines Arbeitnehmers wirkt auf seinem eigenen Briefbogen weniger konfrontativ, als wenn der Fachanwalt direkt in Erscheinung tritt. Auch hier ist die Wortwahl entscheidend.

 Wir erarbeiten gemeinsam mit unserem Mandanten eine bedarfsgerechte Lösung.

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